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Matriz de Prioridades (Matriz GUT)

Lista de Prioridades

Existem muitas ferramentas de tomada de decisão disponíveis para ajudar na resolução de problemas e aumentar a qualidade da gestão, uma delas e muito eficiente, é a Matriz de Prioridades (ou Matriz GUT), que é importante devido a sua simplicidade na implantação, facilidade em ser utilizada por qualquer pessoa e pela possibilidade de priorizar os problemas mais sérios.

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia no estabelecimento de prioridades, por isso também é chamada de Matriz de Prioridades. Muito usada em situações onde é necessário obter orientação para tomar decisões, sendo assim, considera três situações para determinar prioridades: Gravidade, Urgência e Tendência, (daí surgiu a sigla GUT).

Gravidade: refere-se aos impactos causados pelo problema aos envolvidos, que podem ser nos processos, nos resultados da empresa, nas tarefas desenvolvidas, nas pessoas, entre outros. A análise é realizada considerando os efeitos causados pelos problemas, leva em conta o impacto que o problema pode causar à empresa caso não seja solucionado. Estes problemas podem ser avaliados qualitativa ou quantitativamente.

Urgência: referente ao prazo para a resolução do problema. Quanto menor for o tempo, mais urgente o problema deverá ser resolvido. A análise é feita através da pressão gerada pelo tempo para resolver os problemas.

Tendência: representa o crescimento do problema e a probabilidade de ele crescer com o passar do tempo. Na tendência é realizada uma previsão do progresso do problema, deve ser avaliado se no caso de o problema não ser resolvido no momento, se ele vai piorar aos poucos ou rapidamente.

A Matriz GUT é usada na resolução de problemas, em situações estratégicas, na tomada de decisões e no desenvolvimento de projetos. Em quase todas as situações, a Matriz GUT é utilizada em conjunto com a Análise SWOT, com a Curva ABC, com o Diagrama de Ishikawa ou com o Ciclo PDCA, que são também ferramentas de tomadas de decisões.

A Tabela GUT é utilizada na priorização das ações, fazendo com que as metas sejam alcançadas pela prioridade de emergências, desta forma auxilia diretamente no Planejamento Estratégico da empresa, facilitando a colocá-lo em prática.

A Matriz GUT é pontuada de acordo com a gravidade e varia de 1 a 5, conforme a tabela abaixo:

Matriz GUT
GravidadeUrgênciaTendência
5Extremamente graveAção imediataPiora rapidamente
3GraveUrgente Piora a médio prazo
2Pouco gravePouco urgentePiora a longo prazo
4Muito graveMuito urgentePiora a curto prazo
1Sem gravidadePode esperarNão vai mudar

A Matriz GUT é analisada com base na pontuação adquirida e a partir desta pontuação é que serão priorizadas as ações. Essa pontuação é definida através da multiplicação dos três fatores G x U x T, assim o maior resultado será 125, (G=5, U=5, T=5) ou seja, 5 x 5 x 5 = 125. E o menor resultado será 1, (1 x1 x 1 = 1). Como o resultado define a prioridade do problema, quanto maior for a pontuação, mais urgente será a resolução.

Vantagens em utilizar a Matriz GUT

  • Fácil para ser usada, sendo útil em qualquer área de atuação;
  • Auxilia na resolução de problemas;
  • Ajuda na execução do Planejamento Estratégico;
  • Indica quais problemas precisam ser resolvidos com mais urgência;
  • O formato de Matriz facilita a visualização dos problemas relacionados na tabela GUT;
  • Foco na minimização dos problemas mais sérios;
  • Ajuda na tomada de decisões;
  • É uma ferramenta que pode ser aliada a outras ferramentas como a Curva ABC, a Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA.

Como fazer a Matriz GUT?

A seguir vamos ver o passo a passo para montar a sua Matriz GUT:

O primeiro passo é fazer uma lista com os problemas que precisam ser resolvidos, para isto, pode ser utilizada a Análise SWOT. Esta análise vai ajudar a definir os problemas, conforme figura abaixo:

Matriz SWOT
Matriz SWOT

Após listar todos os problemas, o próximo passo é pontuar cada um deles, sempre lembrando que quanto maior a nota, maior será a prioridade. Assim, você irá pontuar segundo tabela da Matriz GUT, e informar os dados conforme abaixo:

ProblemasGUTG x U x T
Redução das vendas devido a novos concorrentes455100
Falta de controle de fluxo de caixa54480
Falta de treinamento de pessoal32318
Pouco investimento em equipamentos23212

Agora que a tabela está pronta, e foram identificados os problemas que têm maior prioridade de resolução, o próximo passo é elaborar um plano de ação. Para elaborar este plano, uma dica é utilizar a planilha 5W2H (veja em detalhes).

 Plano de Ação
EtapasPerguntas a responderMeta estabelecidaStatus
What?O que precisa ser feito?  
Why?Por que será feito?  
Where?Onde será feito?  
When?Quando será feito?  
Who?Quem será o responsável?  
How?Como será realizado?  
How much?Quanto custará?  

Como pode ser observado, a Matriz GUT, é uma ferramenta muito importante na priorização da solução dos problemas e junto com outras ferramentas contribui muito para a permanência no mercado e no desenvolvimento da empresa.

Após seguir estes passos, com base na pesquisa realizada, é hora de montar a Matriz GUT:

ProblemaGUTG x U x TClassificação
Redução das vendas devido a novos concorrentes455100
Atraso na entrega de mercadorias555125
Falta de controle de estoque54480
Falta de planejamento de marketing32424
Falta de controle de fluxo de caixa44464
Falta de treinamento de pessoal53345
Pouco investimento em equipamentos44348

Agora que a Matriz GUT está pronta e todos os problemas classificados, é possível visualizar o que está acontecendo na empresa e priorizar aqueles problemas que precisam ser solucionados com maior rapidez.

Baseado nessas informações, você será capaz de identificar os problemas que cercam sua empresa e estudar a melhor forma de solucioná-los, e assim enfrentar os desafios que vão surgir diariamente.

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