Lista de Prioridades

Matriz de Prioridades (Matriz GUT)

Existem muitas ferramentas de tomada de decisão disponíveis para ajudar na resolução de problemas e aumentar a qualidade da gestão, uma delas e muito eficiente, é a Matriz de Prioridades (ou Matriz GUT), que é importante devido a sua simplicidade na implantação, facilidade em ser utilizada por qualquer pessoa e pela possibilidade de priorizar os problemas mais sérios.

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia no estabelecimento de prioridades, por isso também é chamada de Matriz de Prioridades. Muito usada em situações onde é necessário obter orientação para tomar decisões, sendo assim, considera três situações para determinar prioridades: Gravidade, Urgência e Tendência, (daí surgiu a sigla GUT).

Gravidade: refere-se aos impactos causados pelo problema aos envolvidos, que podem ser nos processos, nos resultados da empresa, nas tarefas desenvolvidas, nas pessoas, entre outros. A análise é realizada considerando os efeitos causados pelos problemas, leva em conta o impacto que o problema pode causar à empresa caso não seja solucionado. Estes problemas podem ser avaliados qualitativa ou quantitativamente.

Urgência: referente ao prazo para a resolução do problema. Quanto menor for o tempo, mais urgente o problema deverá ser resolvido. A análise é feita através da pressão gerada pelo tempo para resolver os problemas.

Tendência: representa o crescimento do problema e a probabilidade de ele crescer com o passar do tempo. Na tendência é realizada uma previsão do progresso do problema, deve ser avaliado se no caso de o problema não ser resolvido no momento, se ele vai piorar aos poucos ou rapidamente.

A Matriz GUT é usada na resolução de problemas, em situações estratégicas, na tomada de decisões e no desenvolvimento de projetos. Em quase todas as situações, a Matriz GUT é utilizada em conjunto com a Análise SWOT, com a Curva ABC, com o Diagrama de Ishikawa ou com o Ciclo PDCA, que são também ferramentas de tomadas de decisões.

A Tabela GUT é utilizada na priorização das ações, fazendo com que as metas sejam alcançadas pela prioridade de emergências, desta forma auxilia diretamente no Planejamento Estratégico da empresa, facilitando a colocá-lo em prática.

A Matriz GUT é pontuada de acordo com a gravidade e varia de 1 a 5, conforme a tabela abaixo:

Matriz GUT
Gravidade Urgência Tendência
5 Extremamente grave Ação imediata Piora rapidamente
3 Grave Urgente Piora a médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Piora a longo prazo
4 Muito grave Muito urgente Piora a curto prazo
1 Sem gravidade Pode esperar Não vai mudar

A Matriz GUT é analisada com base na pontuação adquirida e a partir desta pontuação é que serão priorizadas as ações. Essa pontuação é definida através da multiplicação dos três fatores G x U x T, assim o maior resultado será 125, (G=5, U=5, T=5) ou seja, 5 x 5 x 5 = 125. E o menor resultado será 1, (1 x1 x 1 = 1). Como o resultado define a prioridade do problema, quanto maior for a pontuação, mais urgente será a resolução.

Vantagens em utilizar a Matriz GUT

  • Fácil para ser usada, sendo útil em qualquer área de atuação;
  • Auxilia na resolução de problemas;
  • Ajuda na execução do Planejamento Estratégico;
  • Indica quais problemas precisam ser resolvidos com mais urgência;
  • O formato de Matriz facilita a visualização dos problemas relacionados na tabela GUT;
  • Foco na minimização dos problemas mais sérios;
  • Ajuda na tomada de decisões;
  • É uma ferramenta que pode ser aliada a outras ferramentas como a Curva ABC, a Análise SWOT, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA.

Como fazer a Matriz GUT?

A seguir vamos ver o passo a passo para montar a sua Matriz GUT:

O primeiro passo é fazer uma lista com os problemas que precisam ser resolvidos, para isto, pode ser utilizada a Análise SWOT. Esta análise vai ajudar a definir os problemas, conforme figura abaixo:

Matriz SWOT
Matriz SWOT

Após listar todos os problemas, o próximo passo é pontuar cada um deles, sempre lembrando que quanto maior a nota, maior será a prioridade. Assim, você irá pontuar segundo tabela da Matriz GUT, e informar os dados conforme abaixo:

Problemas G U T G x U x T
Redução das vendas devido a novos concorrentes 4 5 5 100
Falta de controle de fluxo de caixa 5 4 4 80
Falta de treinamento de pessoal 3 2 3 18
Pouco investimento em equipamentos 2 3 2 12

Agora que a tabela está pronta, e foram identificados os problemas que têm maior prioridade de resolução, o próximo passo é elaborar um plano de ação. Para elaborar este plano, uma dica é utilizar a planilha 5W2H (veja em detalhes).

 Plano de Ação
Etapas Perguntas a responder Meta estabelecida Status
What? O que precisa ser feito?    
Why? Por que será feito?    
Where? Onde será feito?    
When? Quando será feito?    
Who? Quem será o responsável?    
How? Como será realizado?    
How much? Quanto custará?    

Como pode ser observado, a Matriz GUT, é uma ferramenta muito importante na priorização da solução dos problemas e junto com outras ferramentas contribui muito para a permanência no mercado e no desenvolvimento da empresa.

Após seguir estes passos, com base na pesquisa realizada, é hora de montar a Matriz GUT:

Problema G U T G x U x T Classificação
Redução das vendas devido a novos concorrentes 4 5 5 100
Atraso na entrega de mercadorias 5 5 5 125
Falta de controle de estoque 5 4 4 80
Falta de planejamento de marketing 3 2 4 24
Falta de controle de fluxo de caixa 4 4 4 64
Falta de treinamento de pessoal 5 3 3 45
Pouco investimento em equipamentos 4 4 3 48

Agora que a Matriz GUT está pronta e todos os problemas classificados, é possível visualizar o que está acontecendo na empresa e priorizar aqueles problemas que precisam ser solucionados com maior rapidez.

Baseado nessas informações, você será capaz de identificar os problemas que cercam sua empresa e estudar a melhor forma de solucioná-los, e assim enfrentar os desafios que vão surgir diariamente.

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