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Gestão de Compras na Administração: Passo a Passo

Compras

Apesar de todos acharem que sabem como comprar, dentro de uma empresa é necessário ter muito conhecimento sobre esta atividade, pois é imprescindível comprar a quantidade necessária para que não haja falta e nem desperdício de materiais, além de garantir que a mercadoria seja entregue no tempo certo, com qualidade e principalmente com redução nos custos. Portanto, o setor de compras é responsável pela compra do material certo, na hora certa, quantidade e qualidade certas, com preço justo e de fonte certa.

Material certo – o profissional precisa conhecer as necessidades da empresa para dar início ao processo de compras, manter sempre atualizada planilha com a relação de produtos que precisam ser comprados, para assim começar o processo de cotação dos preços de cada mercadoria.

Hora Certa – ao efetuar uma compra, o profissional precisa certificar-se que a mercadoria será entregue no prazo estipulado, e saber quando será necessário fazer os pedidos para que não hajam atrasos nas entregas e evitar que a empresa tenha prejuízos por falta de mercadoria.

Quantidade certa – a quantidade certa a ser comprada é essencial para que a empresa não sofra com falta ou excesso de mercadoria em estoque, o que pode ocasionar em desperdício e ocupação de grande espaço físico sem necessidade.

Qualidade – é necessário ter cuidado ao fazer compras, pois pode haver uma oferta muita grande de mercadorias e o fornecedor querendo vender, pode fornecer uma mercadoria com baixa qualidade para praticar um preço aquém do que é praticado pelos concorrentes, porém, isso pode prejudicar a imagem da empresa.

Preço justo – quem é responsável pelas compras deve fazer pesquisa de preço através de cotação para identificar de quais fornecedores deverá fazer suas compras. É importante identificar o preço objetivo de cada produto que será comprado. Isso se faz necessário para saber se o preço está muito alto ou muito abaixo do preço objetivo. Muitas vezes quando a mercadoria está com o preço aquém do preço objetivo pode ser sinal que a qualidade não será tão boa, e isto deve ser avaliado.

Fonte certa – a escolha dos fornecedores é muito importante para o setor de compras, pois o comprador precisa confiar na empresa fornecedora, já que é ela quem garantirá, o preço, a qualidade e a entrega no prazo estipulado.

O custo com a aquisição e com a manutenção do estoque deve manter um nível econômico. Para efetuar compras, o profissional deve seguir algumas regras:

  • Fazer o cadastro dos fornecedores;
  • Fazer cotação de preços e atualizar as planilhas regularmente com estes dados;
  • Definir como será realizado o transporte das mercadorias;
  • Avaliar as propostas e escolher a que for mais satisfatória para a empresa;
  • Avaliar preço, prazo e qualidade do material;
  • Receber a mercadoria;
  • Armazenar as mercadorias compradas.

Existem dois tipos de compras: para investimento e para consumo. As compras para investimento são referentes às compras de bens e equipamentos que vão pertencer ao ativo da empresa. E as compras para consumo são os materiais destinados à produção ou ao uso para desenvolver as atividades.

Gestão de Compras e Estoques

Sequência para efetuar compras

Ao começar o processo de compras, devemos levar em consideração cinco perguntas:

O que comprar? O comprador deve ter conhecimento das necessidades da empresa, para comprar apenas o que é preciso, sem gerar acúmulo em estoque.

Quando comprar? Deve ser considerada a capacidade de estoque e a quantidade consumida, para apenas efetuar compras quando houver necessidade, deve ser levado em consideração o tempo que as mercadorias vão durar em estoque, para só efetuar a próxima compra quando o estoque já estiver acabando, sem deixar que faltem mercadorias.

Quanto comprar? Precisa ser avaliada a quantidade a ser comprada, para que não falta mercadoria e não sobre, pois, excesso de produto gera custos à empresa.

Onde comprar? A escolha dos fornecedores é muito importante no momento da compra, quando a compra é realizada com fornecedores confiáveis, diminui os riscos de receber mercadorias com baixa qualidade e até mesmo evita atraso nas entregas.

Como comprar? Cada empresa deve ter normas para que as compras sejam efetuadas, desde a escolha dos fornecedores ao tipo de produto de deverá ser comprado.

Ao fazer a seleção dos fornecedores, o comprador deve priorizar aqueles que cumprem com todas as necessidades da empresa. O profissional do setor de compras deve procurar aumentar sempre a quantidade de fornecedores a fim de garantir melhor preço no momento da compra. A partir da cotação de preços, será escolhido qual fornecedor irá efetivar as vendas. Aqueles que não cumprirem o combinado em contrato, deverão ser excluídos da lista de fornecedores, para assim evitar problemas recorrentes.

As empresas que possuem uma centralização no setor de compras têm grande vantagem sobre as que possuem um sistema de compras descentralizado, isto porque:

  • Possuem uma visão ampla do que é necessário comprar;
  • Possuem maior poder de negociação para melhoria dos preços, pois compram em maior quantidade;
  • Criam um relacionamento com os fornecedores e com isso geram mais influência;
  • Ganham em economia de escala, visto que as compras são realizadas em grandes quantidades;
  • Mais qualidade nas compras, devido a ter um setor especializado apenas nesta função;
  • Melhor análise de mercado devido o conhecimento adquirido pelos profissionais do setor de compras.

O departamento de compras deverá fazer a cotação com os fornecedores e escolher aquele que apresentar a proposta mais vantajosa, deve ser levado em consideração prazo de pagamento e valor das mercadorias.

O pedido deverá ser claro e objetivo, de forma que não gere dúvidas aos fornecedores.

No momento do recebimento das mercadorias, deverá ser realizada a fiscalização para evitar problemas futuros. Deverão ser conferidas as mercadorias e as quantidades para saber se o recebimento corresponde ao que foi pedido.

As mercadorias deverão ser armazenadas em local adequado, com espaço suficiente, onde as embalagens serão mantidas e dependendo da mercadoria deve ser observada a temperatura e umidade.

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