Como você escreve uma carta de negócios?

Tempo é dinheiro quando se trata de executar um negócio. Então, quando você se sentar para escrever uma carta de negócios, é crucial que você chega ao ponto o mais rápido possível e faça o seu caso de uma maneira concisa e profissional.

Mesmo permitindo que a atenção curta das pessoas, Há outras coisas que podem fazer com que sua carta de negócios acabe na lixeira do destinatário. Por exemplo, não seguir os formatos padrão de carta de negócios podem sugerir que você é inexperiente.

Sua escrita, no entanto, é o coração de uma carta. Como você escreve uma carta de negócios determinará se a carta atinge seus objetivos. Atingindo o tom certo, não soando arrogante ou arrogante, transmitindo a mensagem de forma concisa e rápida, evitando erros de gramática e ortografia embaraçosos – todas essas coisas ajudam a garantir que você seja levado a sério e que sua carta tem seu efeito desejado.

Como você começa uma carta de negócios?

Quando se trata de iniciar uma carta de negócios, você pode encomendar a si mesmo do get-go Se você não tiver uma saudação que inclua o nome da pessoa Você está escrevendo, ou se você não está se referindo ao destinatário pelo honorífico correto (abordando um médico ou Ph.D. como Sr. ou Sra. Em vez do Dr., por exemplo). O nome do destinatário é ainda mais desastroso.

Se você precisar, ligue para a empresa que você está escrevendo para descobrir quem deve receber a carta.

“querido” é o tradicional e Escolha segura para começar uma saudação de carta de negócios, mas tem havido alguns argumentos que “Oi” também é bom, e pode até adicionar alguma simpatia. No entanto, um “hey” ou um “yo!” seria definitivamente ir longe demais.

No corpo real da carta de negócios, é importante minimizar as sutilezas e chegar ao ponto:

  • “Estou escrevendo Para solicitar o seu …. “
  • ” Estou escrevendo para confirmar que você. “
  • ” em resposta ao seu pedido para … “

Conseguir um “você” e / ou um “seu” na primeira frase pode aumentar a eficácia da letra porque concentra a carta no leitor.

Existem exceções à regra, é claro, quando Vai rapidamente chegar ao ponto em uma carta de negócios. Ao entregar más notícias, por exemplo, é melhor suavizar um pouco antes de lançar as más notícias: “Obrigado pelo seu interesse na oficina de startups de verão da nossa empresa. No entanto, lamento informar que …. “

Como você escreve uma amostra de carta de negócios?

Geralmente, o primeiro parágrafo precisa declarar o Objetivo da carta de negócios de forma rápida e clara.

Após o primeiro parágrafo, não desperdice o tempo do leitor saindo em uma tangente ou trazendo outro problema ou problema. Elaborar no primeiro parágrafo, fornecendo a evidência ou a persuasão que suporta a posição que você previu anteriormente. No terceiro e quarto parágrafos (se você tiver um quarto parágrafo), repita o ponto que você fez e, em seguida, fechar com uma chamada à ação. (“Por favor, deixe-me saber quando você estiver disponível para uma reunião para discutir.”)

Definir o tom direito para a letra é essencial quando você escreve uma carta de negócios, então reserve o tempo para lê-lo poucas vezes. Se a carta for especialmente importante, atrase o envio da carta por um dia, para que você possa lê-lo novamente. (O presidente Abraham Lincoln, por exemplo, era famoso por suas cartas irritadas e invasíveis.)

Certos tipos de cartas de negócios requerem um estilo e um tom específico. Por exemplo, uma carta de reclamação deve ser formal o suficiente para expressar descontentamento, mas evite soar abertamente com raiva. A carta deve explicar o problema e, em seguida, informar o leitor sobre como você gostaria que resolvesse.

Memos, que muitas vezes são comunicações da empresa interna, precisam ser especialmente nítidas e ao ponto de não perder tempo dos funcionários. Também evite a linguagem que seja emocional ou casual.

Sua escolha de palavras pode fazer toda a diferença em uma carta de negócios. A linguagem deve ser direta, então evite usar palavras como “apenas”, “tente”, provavelmente “e” talvez “. Mantenha sua linguagem simples e evite palavras ou jargões obscuros.

Não tenha medo de pesquisar através de um dicionário e dicionário de um dicionário para garantir que uma palavra transmite adequadamente o significado que você pretende. Evite erros gramaticais e ortografia, porque eles podem sugerir desatenção a detalhar e falta de profissionalismo.

Certifique-se de escrever em um ativo versus uma voz passiva também. Voz ativa mostra que você está no comando: você está se responsabilizando pelo que você diz e faz. (“Vamos entregar o novo relatório para você em setembro 1.” Não: “O novo relatório será entregue a você até 1 de setembro”. “)

Exemplo de uma simples carta de negócios

Confira um exemplo do que uma carta de negócios pareceria no formato de bloco, que é comumente usada para cartas de negócios.

Quais são as partes de uma carta de negócios?

Quando você escreve uma carta de negócios, é importante incluir todas as partes necessárias. Geralmente, há sete partes que você deve incluir em uma carta de negócios.

Seja você, lembre-se de que você escreve uma carta de negócios pode fazer uma diferença significativa quando se trata da eficácia da letra. Especialmente nesta idade de e-mails e mensagens de texto rapidamente escritos, tomando o tempo para compor, imprimir e enviar uma carta de negócios escrita pode demonstrar sua seriedade. Portanto, certifique-se de escolher suas palavras com sabedoria.

Como um proprietário de pequenas empresas, você é um especialista também. Queremos ouvir sobre como você se sente sobre cartas de negócios. Deixe-nos – e seu colega SBOS-Know compartilhando um comentário abaixo.

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