Uma das primeiras coisas a resolver quando você deseja melhorar a produtividade como um pequeno empresário envolve efetivamente delegar deveres que você não precisa fazer a si mesmo. E com tantas tarefas necessárias para correr (e esperançosamente crescer) um negócio, obter uma boa ajuda é fundamental. Nem todos os donos de empresas, no entanto, querem ou precisam do custo e comprometimento de uma equipe em tempo integral. Para muitos proprietários de pequenas empresas produtivas, os assistentes virtuais (VAS) podem arcar com o ônus das tarefas regularmente necessárias, liberando tempo para trabalhar em atividades que cultivam seus negócios.
Se você está procurando ficar mais feito longe, mas não tem o orçamento ou desejo de assumir novos funcionários, considere a contratação de um ou mais assistentes virtuais. Aqui está o lowdown sobre por que você deve obter um VA, o que eles podem fazer por você, onde encontrar um, quanto eles podem cobrar, assim como o que cuidado.
O que é um assistente virtual ? VA Básico
A VA trabalha em um local diferente de seu próprio negócio, geralmente em sua própria casa ou escritório, e pode até viver em um país diferente. Assim, seu relacionamento de trabalho é “virtual”, o que significa que você se comunica via telefone e / ou computador.
Um VA mais frequentemente funciona como freelancer ou empreiteiro independente, e muitas vezes opera como um proprietário de pequenas empresas ou solopreneur . Muitos desses assistentes fornecem serviços administrativos ou de secretária-tipo.
Nota: Este artigo cobre o VAS humano, não para ser confundido com os vas digitais cada vez mais populares, como Alexa e Siri.
Tipos de tarefas que um assistente virtual pode executar para você
vas executar uma variedade de tarefas para pequenas empresas de todos os tamanhos, variando de tarefas diárias e repetitivas a atividades e projetos mais especializados, como a criação e manutenção de sites e realização de campanhas de marketing on-line. Naturalmente, os tipos de tarefas que você planeja ter sua tampa VA determinará o nível de habilidade necessário – e afetará o quanto você paga.
A VA pode ajudar com qualquer uma das seguintes tarefas:
- compromissos de agendamento
- fazendo planos de viagem
- complete tarefas de planejamento de eventos
- responder e / ou gerenciamento de e-mail
- Inserir dados para pedidos de clientes
- Atualizando bancos de dados
- Documentos de revisão e / ou edição
- Responder a clientes via telefone ou e-mail
- fazendo Chamadas de acompanhamento para perspectivas de vendas
- contabilidade / contabilidade / faturamento
- Criando e agendando postagens de mídia social
- criação e agendamento de postes de blog, incluindo pesquisa e vinculação interna
- Encontrar e editar imagens para postes de mídia social e postes no blog
- criação, agendamento e manutenção de recursos de marketing digital como boletins informativos e listas de e-mail
- criando e atualizando seu site
mike catania, fundador de Tallahassee, Flórida, o cupom syndicator promoçãoCode.com, tem usado o VAS desde 2010. Hoje, Catania continua a usar um VA, apesar de contratar 11 funcionários em tempo integral e quatro funcionários sazonais, e o VA conclui empregos que a tecnologia simplesmente não consegue lidar.
“Há muitas tarefas diferentes que uso [My VA] para, mas todos têm uma coisa em comum”, diz Catania. “Eles são extremamente repetitivos, mas não podem ser executados por um computador.” Um exemplo: Recolher dicas de coleta de cupom para seu escritor para embalar em um artigo. “Antes disso, ela estava verificando os números de telefone de atendimento ao cliente para os 20.000 comerciantes com os quais trabalhamos”, explica ele.
dr. Mary Barbera de Barbera Behavior Consulting LLC é um analista de comportamento. O solopreneur usou vários vas para ajudar com seus negócios e não apenas para tarefas altamente repetitivas. Sua liderança é essencialmente atua como seu gerente de negócios on-line, enquanto um segundo VA realiza tarefas relacionadas ao suporte ao cliente, entrada de dados e agendamento, usando um aplicativo de comunicação de grupo e gerenciamento de projetos chamado Asana.
“meu vas não Apenas projecto de e-mails para meus funis de vendas e configurá-los no sistema de gerenciamento de contato “, diz Barbera, que usa a InfusionSoft,” mas também me ajudam a acompanhar e-mail e conversões abertas. ” Barbera se encontra virtualmente a cada semana com seus vas para discutir as prioridades atuais.
Como um assistente virtual pode ajudar um pequeno negócio
Os assistentes virtuais ajudam as empresas de várias maneiras. Usar um VA oferece três principais benefícios para os empresários: mais tempo, conjuntos de habilidades expandidos e largura de banda para crescer.
Assistentes virtuais economizam tempo
Contratar um VA ajuda pequenas empresas a economizar tempo, porque – O exemplo de Exemplo de Catania – um assistente pode completar tarefas repetitivas e demoradas que não exigem a atenção pessoal do proprietário da empresa.
Brad Chandler, CEO de Homebuyers Express, uma empresa de compra em casa que compra e Renova casas, pode atestar isso. Ele explica: “Um dos nossos VASs faz trabalhos do tipo de administrador, ligando principalmente e fora de utilitários em casas que compramos e vendemos”. Ele acrescenta que seu remanescente vas acompanhar com leads para potenciais vendedores domésticos através do telefone.
Os assistentes virtuais fornecem habilidades e experiência expandidos
vas também podem oferecer às empresas acesso a conjuntos de habilidades que eles ou sua atual equipe permanente não tem pessoalmente. O Barbera’s VAS adiciona experiência em seu negócio, realizando campanhas de marketing on-line em andamento e ajudando com novos lançamentos de produtos.
“com a ajuda do VAS, minha lista de e-mail triplicou no ano passado de 3.500 a 10.000”, explica Barbera . “E languei dois cursos on-line para profissionais de autismo e pais de Gung-ho, que já foram vendidos a participantes de 40 países diferentes.”
Assistentes virtuais ajudam as empresas a crescer sem funcionários adicionais de tempo integral
vas são especialmente úteis quando você está crescendo, mas não está pronto para contratar um funcionário, diz Diane Diresta, autor, fundador e CEO da Diresta Communications, Inc., uma consultoria em Nova York, servindo líderes empresariais Quem fornece apresentações de alta apostas.
“A VA permite que você cresça no seu próprio ritmo”, diresta, que contratou há 10 anos, explica. “[Minha VA] me ajudou tremendamente.”
Outro grande benefício para trabalhar com um assistente virtual é que muitos operam como contratados independentes, para que você não pague pelo seguro, impostos sobre a folha de pagamento ou benefícios de aposentadoria. que normalmente vá junto com a contratação de um funcionário a tempo parcial ou em tempo integral. Certifique-se de documentar claramente esse arranjo e não pagar por nada além de salários por hora, de preferência de uma base por projeto, em vez de um contrato de longo prazo. Por quê? Fazer isso poderia apontar para um arranjo empregador-empregado, que poderia levar a uma penalidade de IRS desagradável no momento do imposto.
Apenas lembre-se de emitir uma forma de imposto de 1099 até 31 de janeiro, se você pagou mais do que US $ 600 no ano civil anterior.
Um bônus final, aponta Chandler, é que eles não ocupam espaço caro de escritório.
Como um assistente virtual poderia se encaixar em sua empresa
Contratar um VA deve ajudar o seu negócio, não atrapá-lo.
“Eu acho que um dos segredos de ser um bom empresário é focar no trabalho que só você pode fazer e cultivar o resto para outros funcionários, seja em pessoa ou virtual “, diz Catania. “Use o VAS para abrir sua programação, para que você possa fazer exatamente isso.”
Isso ajuda a ter alguma ideia de como um assistente se encaixaria em sua empresa, quais tarefas eles poderiam fazer e como você administraria eles. Antes de levar o mergulho VA, pergunte a si mesmo estas perguntas:
- Quais tarefas eu sou atualmente responsável por que qualquer um poderia fazer?
- Quais tarefas / projetos precisam ser feitos para o meu negócios que nenhum dos meus membros da equipe atuais sabe como fazer?
- Qual é a tarefa / projeto mais imediato A VA pode assumir assim que eles forem contratados?
- o que poderia Eu faço para crescer o negócio se um VA estava lidando com parte deste trabalho?
- Como quero gerenciar meu VA (por exemplo, via Skype, e-mail ou telefone)?
Use suas respostas para guiá-lo para adicionar um VA à sua equipe.
Onde encontrar bons assistentes virtuais
Dada a parte “virtual” de assistentes virtuais, não é surpresa Que muitos empresários que usam um VA acham sua ajuda online.
Os proprietários de empresas têm várias opções para encontrar um bom assistente virtual. Experimente uma empresa que apenas assistentes virtuais de equipe, como o Zirtual, Timeetc. ou virtualassistants.com, ou visitar o diretório-Membro da Associação de Assistentes Virtuais Internacionais sem fins lucrativos (IVAA). Se você estiver aberto a um VA offshore, tente Onlnejobs.ph para Vas baseado nas Filipinas ou MyVirtualWorkforce para trabalhadores australianos. Confira um site como upwork onde você encontrará todos os tipos de freelancers, incluindo o VAS. Ou simplesmente encontre um por conta própria através de mídia social ou postando um “deseja anúncio” em um site como Monster.com.
Barbera encontrou seus primeiros vas via mídia social. “Eu era um membro dos grupos do Facebook para os proprietários de empresas e encontramos meus primeiros vas assistindo aos posts de Vas respondendo às perguntas bem ou de outros empresários recomendando vas.” E ela encontrou o VA que transcreve seus arquivos de áudio e vídeo on-line através de upwork.
Nem todo mundo concorda que encontrar um VA através de um site ou agência on-line é uma boa ideia. Segundo Catania, nada bate um bom encaminhamento de boca a boca antiquado. “Uma opção muito melhor é simplesmente perguntar ao redor”, diz ele. “Você está efetivamente confiante em alguém que você raramente sempre ou nunca se encontra para fazer trabalho não supervisionado, então uma encaminhamento pessoal é muito mais significativa do que um punhado de classificações online de cinco estrelas potencialmente falsas.”
Chandler concorda que Isso ajuda a obter referências. “Pergunte a outras empresas para os nomes das empresas VA que eles tiveram sucesso”, ele sugere. Ele também adverte que você deve realizar uma triagem completa de cada candidato para garantir que seja um bom ajuste para o seu negócio.
O que considerar ao escolher um assistente virtual
a menos que Re localizado nas proximidades, é provável que você não encontre seu VA cara a cara, para que o processo de contratação seja um pouco diferente do que quando você está fazendo um aluguer tradicional. Mantenha essas perguntas em mente quando você está considerando trazer um VA.
1. Quão bem eles executam tarefas de teste?
Como você se comunicará com o seu VA on-line e muito (ou tudo) do trabalho de um va ocorrerá on-line, é importante que ele esteja confortável navegando na base de web Sistemas, ferramentas, aplicativos e sites que você usa em sua empresa.
“Eu recebi o seguinte conselho de uma incrível VA, Kelly Azevedo, de ela tem sistemas”, oferece Barbera. “Peça ao candidato VA algumas pequenas tarefas como parte do processo de inscrição ou entrevista, como editar um blog curto: encontrá-lo no Google Drive e enviando a versão editada via Dropbox.” Barbera diz que isso ajuda a verificar se o VA é competente na conclusão de tarefas comuns on-line.
2. Faça sua personalidade e estilos de trabalho correspondem?
Também é importante que você e seu VA se dêem, e que eles possam funcionar bem com você e / ou seus clientes. Preste atenção às suas “habilidades de pessoas”.
“Peça referências e por um período de teste para ver se você é compatível”, diz Diresta. “Tenha uma maneira de avaliar seus estilos. Eu administrei o perfil comportamental disco porque eu sei qual estilo vai me elogiar. Muitas vezes, as pessoas contratam alguém como eles mesmos, o que é um erro. “
3. Eles estão no seu fuso horário?
Dependendo da localização do seu VA e do fuso horário, pode haver potenciais dificuldades logísticas e programadas.
“É mais fácil quando estiver na mesma zona [como seu VA] “, diz Diresta. Dito isto, se tudo mais se afasta, sendo uma ou duas zonas de tempo, pode não ser um disjuntor de negociação. O próprio VA do Diresta foi realocado para Oregon, que resultou em uma diferença de fuso horário de 3 horas do escritório em casa de Diresta em Nova York. No entanto, dada a sua relação de trabalho de longo prazo anterior, a Diresta continuou a usar os serviços de assistente, apesar da diferença de fuso horário.
4. Eles são eficientes?
Na maioria dos casos, você pagará seu VA por hora, portanto, certifique-se de que eles recebam seu trabalho em um período de tempo razoável. Aproveite o tempo para treiná-los e forneça instruções claras sobre o que você precisa. Em seguida, dê-lhes algumas tarefas e veja como eles fazem.
Como a bordo e treinar seu assistente virtual
Uma vez que você tenha selecionado um VA, é hora de apresentá-lo sua empresa, incluindo treinamento para as tarefas que ele ou ela executará. Dependendo da experiência anterior da sua VA, o treinamento pode levar várias horas ou até mesmo apenas uma sessão curta do Skype, telefone ou teleconferência.
Chandler, cujos vas estão localizados nas Filipinas e forneceram um grande benefício para o negócio, Notas Como é importante o bom treinamento se você quer que seu VA crie valor verdadeiro para sua empresa. Ele usou vários sistemas para trazer seu experiente vas up-to-speed.
“Passamos a maior parte do tempo no treinamento de vendas”, explica ele. Para isso, Chandler contratou um treinador de vendas que conduziu o Coaching de vendas do Grupo Skype. Os estágios posteriores deste coaching viu os vas que fazem chamadas de vendas de saída, que foram registradas para que o treinador pudesse fornecer feedback. A equipe de Chandler também usou capturas de tela gravadas para mostrar vas como completar uma miríade de outras tarefas.
Pense cuidadosamente sobre as tarefas que você planeja para o seu VA, para que você possa determinar a melhor maneira de treiná-los. As possibilidades incluem:
- usando uma conferência web com acesso de tela compartilhada
- videoconferência
- criação e compartilhamento de decks de deslizamento com documentos de diretrizes
Preparar e enviar uma lista de verificação de tarefas junto com sua frequência
As taxas de assistente virtuais variam
Como esperado devido à ampla gama de experiência, credenciamentos profissionais, locais e Qualidade do trabalho, há também uma ampla gama de taxas de carga. Uma rápida olhada nos assistentes listados na página virtual do Upwork mostra taxas por hora variando de US $ 4,44 a US $ 36 por hora. O Zirtual atualmente anuncia taxas de VA a partir de US $ 398 por 12 horas de trabalho por mês, uma taxa de cerca de US $ 33 por hora, se você usar todas as 12 horas.
Contratar um VA é apenas uma maneira de aumentar a produtividade em seu pequeno empresa este ano. Se você estiver pronto para fazer alterações duradouras, baixe nosso guia gratuito: 21 dias para ser um proprietário de pequenas empresas mais produtivas e começar hoje!
