Brainstorming: como preparar uma reunião e gerar bons resultados

Brainstorming também é conhecido como “Tempestade de Ideias”. É uma técnica que, se colocada em prática, explora as ideias criativas de um grupo, considera as ideias de todos os envolvidos e a partir destas ideias, podem ser desenvolvidos métodos para resolver problemas específicos, métodos para estimular a criatividade e desenvolver projetos.

Muito usado para testar e tirar proveito da capacidade criativa dos indivíduos, é explorado nas áreas de recursos humanos e publicidade e propaganda, além de ser também muito utilizado em outras áreas, como nas indústrias e em agências bancárias.

Para colocar o Brainstorming em prática, geralmente são criados grupos onde as pessoas expõem suas ideias com a intenção de chegar a um consenso. Todas as ideias devem ser analisadas, para depois identificar qual é a melhor ou qual o conjunto de ideias serão melhores para cada caso.

Há algumas regras que precisam ser seguidas ao fazer uma sessão de Brainstorming:

• Não pode haver críticas às ideias, isso ajuda a evitar que a pessoa se sinta inibida a apresentar outras ideias;
• Nenhuma ideia deve ser desconsiderada, todas devem ser analisadas;
• Todos os envolvidos têm liberdade para expressar suas opiniões;
• Dar oportunidade igual a todos para expor suas ideias.

As reuniões precisam seguir alguns passos:

• Deve ser explicado o problema;
• Os participantes precisam anotar suas ideias;
• É preciso dar tempo para que cada participante apresente suas ideias;
• Fazer um resumo das ideias apresentadas;
• Efetuar o encerramento.

O que fazer para entregar um serviço de qualidade a seus clientes?

1. Na reunião, todos precisam estar confortáveis para expor suas ideias, sem julgamentos ou críticas.
2. Quanto maior for a quantidade de ideias, melhor. Aqui a qualidade não é tão importante quanto a quantidade. Neste momento da reunião o mais importante é garantir o volume de ideias que serão avaliadas posteriormente.
3. Sempre buscar novas ideias. Caso existam muitas ideias, porém parecidas umas com as outras, é necessário juntá-las e continuar procurando novas ideias.

Antes de propor reuniões de Brainstorming, você precisa identificar o problema, acompanhar sua ocorrência e suas causas. O Planejamento Estratégico e o Diagrama de Ishikawa podem ajudar a identificar os problemas.

A utilização do Brainstorming, é para resolver o problema do seu cliente, assim, quando o problema dele é solucionado o seu acaba sendo solucionado também.

É importante analisar a quantidade de pessoas que participarão da reunião, não é interessante colocar muita gente, pois a reunião pode ficar muito longa, cansativa e nem todos terão oportunidade de expor suas ideias. É interessante reunir pessoas que estejam ligadas à área do problema que será discutido, assim evita também que o foco seja desviado.

Ao final da sessão, é melhor esperar para decidir qual a melhor ideia, antes é preciso analisar os prós e os contras para evitar uma tomada de decisão precipitada.

Como organizar um Brainstorm?

Há três fases que precisam ser seguidos para que as reuniões sejam um sucesso:

1ª Fase

• Escolher um facilitador para o processo;
• Formar o grupo para participar das reuniões;
• Escolher um local que estimule a imaginação dos envolvidos;
• Dar prazos curtos para que as pessoas expressem suas opiniões, que não devem ser criticadas.

2ª Fase

• Considerar e revisar todas as ideias;
• Registrar todas as ideias.

3ª Fase

• Eliminar as ideias repetidas;
• Eliminar as ideias que não estão dentro do objetivo que se deseja alcançar;
• Selecionar as melhores ideias.

Procure entender o que o cliente precisa, aprofunde-se no problema dele. Tente conversar com pessoas que lidam no dia-a-dia com o problema, para tentar assim, obter mais informações. Existem algumas perguntas que podem ser feitas para ajudar na identificação do problema:

• Qual é o problema que precisa ser resolvido?
• Em quais situações este problema ocorre?
• Quais são as pessoas que lidam diretamente com esse problema?
• Como os gestores da empresa tentaram resolver este problema?

Busque envolver outras pessoas na análise, esta atitude ajuda a entender e identificar as causas que geram este problema. Sem contar que surgem novas visões, o que facilita no estudo e acelera a chegada na fase das ideias em grupo.

Todas as pessoas que irão participar da reunião devem ter acesso às informações antes mesmo da reunião começar, assim já chegam com ideias a respeito do problema. É importante que todos tenham afinidade com a empresa e com o problema estudado, assim cada um consegue aproveitar mais do seu próprio processo criativo e a reunião será mais proveitosa. Os participantes devem ter acesso ao produto ou serviço que está sendo estudado, desta forma, as ideias de cada um, terão mais qualidade, pois estarão falando sobre um assunto que eles dominam, eles devem ser consumidores, mesmo que momentaneamente do que o cliente oferece.

Após fazer a reunião de Brainstorming, e coletar as informações e ideias dos participantes, agora é o momento de organizar e documentar as ideias e fazer uma análise verificando as vantagens e desvantagens de cada uma delas, e definir a solução para o problema proposto. Duas perguntas ajudam nesta análise:

• Ao término da reunião, há confiança que o problema será resolvido?
• O cliente, terá interesse em seguir a solução desenvolvida pela minha equipe?

Ao chegar a uma conclusão, deve ser comunicado aos participantes qual foi a ideia vencedora e quais os motivos que levaram a esta escolha.

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