Um Livro Razão representa o sistema de manutenção de registros dos dados financeiros de uma empresa com registros de contas de débito e crédito validados por um balancete. O Razão fornece um registro de cada transação financeira que ocorre durante a vida de uma empresa operacional.
O Razão mantém as informações da conta necessárias para preparar as demonstrações financeiras da empresa e os dados da transação são segregados por tipo em contas de ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas.
Como um livro de contabilidade funciona?
Um Livro Razão é a base de um sistema usado pelos contadores para armazenar e organizar dados financeiros usados para criar as demonstrações financeiras da empresa. As transações são lançadas em contas individuais de contabilidade, conforme definido no plano de contas da empresa.
As transações são encerradas ou resumidas para o Razão, e o contador gera um balancete, que serve como um relatório do saldo de cada conta contábil. O balancete é verificado quanto a erros e ajustado mediante o lançamento de entradas adicionais necessárias e, em seguida, o balancete ajustado é usado para gerar as demonstrações financeiras.
Como um Razão funciona com a contabilidade de dupla entrada?
Um razão é usado por empresas que empregam o método de contabilidade de dupla entrada, o que significa que cada transação financeira afeta pelo menos duas contas de sub-razão e cada entrada possui pelo menos uma transação de débito e uma de crédito. As transações de entrada dupla, chamadas lançamentos contábeis manuais, são lançadas em duas colunas, com entradas de débito à esquerda e entradas de crédito à direita, e o total de todas as entradas de débito e crédito deve ser equilibrado.
O balanço patrimonial segue esse formato e mostra informações em um nível detalhado da conta. Por exemplo: o balanço mostra várias contas de ativos, incluindo caixa e contas a receber em sua seção de ativos de curto prazo.
O método contábil de entrada dupla funciona com base no requisito da equação contábil de que as transações lançadas nas contas à esquerda do sinal de igual na fórmula devem ser iguais ao total de transações lançadas na conta (ou contas) à direita. Mesmo que a equação seja apresentada diferentemente (como Ativos = Passivo + Patrimônio Líquido), a regra de equilíbrio sempre se aplica.
O que um Razão lhe diz?
Os detalhes da transação contidos no Razão são compilados e resumidos em vários níveis para produzir um balancete, demonstração de resultados, balanço, demonstração de fluxos de caixa e muitos outros relatórios financeiros. Isso ajuda contadores, gerência da empresa, analistas, investidores e outras partes interessadas a avaliar o desempenho da empresa continuamente.
Quando as despesas aumentam em um determinado período, ou uma empresa registra outras transações que afetam sua receita, receita líquida ou outras métricas financeiras importantes, os dados das demonstrações financeiras geralmente não contam toda a história.
No caso de certos tipos de erros contábeis, torna-se necessário voltar ao Razão e pesquisar os detalhes de cada transação registrada para localizar o problema. Às vezes, isso pode envolver a revisão de dezenas de lançamentos contábeis manuais, mas é obrigatório manter demonstrativos financeiros confiáveis e sem erros da empresa.
Exemplo de transação do balanço
Se uma empresa recebe o pagamento de um cliente através de uma fatura de R$ 200,00, o contador da empresa aumenta a conta de caixa com um débito de R$ 200,00 e conclui a entrada com um crédito ou redução de R$ 200,00 nas contas a receber. Os valores de débito e crédito lançados são iguais.
Nesse caso, uma conta de ativo (dinheiro) é aumentada em R$ 2000,00, enquanto outra conta de ativo (contas a receber) é reduzida em R$ 200,00. O resultado líquido é que tanto o aumento quanto a redução afetam apenas um lado da equação contábil. Assim, a equação permanece em equilíbrio.
Exemplo de transação de demonstração de resultados
É possível que uma transação contábil tenha impacto no balanço e na demonstração de resultados simultaneamente.
Por exemplo: suponha que uma empresa fature R$ 500,00 por cliente. O contador entraria com essa transação no razão contábil lançando um débito de R$ 500,00 (aumento) nas contas a receber (uma conta de ativo do balanço) e um crédito (aumento) de R$ 500,00 na receita, que é uma conta de resultado. Débitos e créditos aumentam em R$ 500,00, e os totais permanecem em equilíbrio.
