Gestão de Compras

Como dominar a Gestão de Compras?

A Gestão de compras precisa ser realizada de forma estratégica para que seja possível aumentar a lucratividade e reduzir os custos. Há alguns anos, os empresários enxergavam o processo de compras simplesmente como enviar um pedido ao fornecedor que cobrasse o menor preço, porém hoje com a alta na concorrência e o aumento da demanda de mercado, as empresas estão reavaliando as suas atividades.

Assim, as funções do setor de compras aumentaram de forma considerável e além de comprar os produtos com os melhores preços é necessário verificar as credenciais dos fornecedores, verificar a qualidade do material que será comprado, garantir que a compra chegará dentro do prazo e sem avarias.

Devido a essa necessidade de realizar um gerenciamento estratégico e eficiente surgiu a importância de ser realizada a gestão de compras de forma eficaz para promover a redução de custos, evitar tarefas repetidas e aumentar a produtividade.

Como fazer a Gestão de Compras?

Comprar significa adquirir bens e serviços a partir de fornecedores externos, organizar o fornecimento de materiais para produzir produtos ou para utilizar na prestação de serviços.

A eficiência da gestão de compras é alcançada através da cotação, inspeção de qualidade, processo otimizado e entrega dos produtos dentro dos prazos estabelecidos.

Objetivos da Gestão de Compras

Um dos principais objetivos da Gestão de Compras é fornecer insumos para a produção de uma empresa, entre esses insumos podemos citar matéria-prima, itens comprados e produtos semiacabados.

Existem metas de compra a serem cumpridas, estas metas são conhecidas como 5R’s de compra, ou seja, preço certo, quantidade certa, qualidade certa, lugar certo e hora certa. Para uma organização, se os 5 R’s forem alcançados o objetivo principal será alcançado.

Gestão de Compras
  • Preço Certo – É determinado pelo custo do processo de produção do fornecedor versus lucro razoável para o fornecedor, facilitando assim na redução dos custos. Toda empresa deve possuir um sistema ou uma planilha onde seja possível identificar o melhor fornecedor e o menor preço.
  • Quantidade Certa – A quantidade a ser comprada deve ser suficiente para que não haja escassez de mercadorias e nem excesso delas, de forma que gere um custo mínimo para o estoque.
  • Qualidade Certa – A qualidade do produto deve possuir um padrão aceitável pelo fornecedor e pelo cliente. Este padrão pode ser verificado através de uma amostra, uma norma ou um padrão mercadológico.
  • Lugar Certo –  O produto deve estar disponível no setor no momento em que for necessário, caso não esteja se torna escasso para o processo de produção.
  • Hora Certa – Deve ser definida pelo cronograma de produção de forma que atenda às demandas dos clientes.

Relacionamento com Fornecedores

Para que haja eficácia na gestão de compras é importante manter um bom relacionamento com os fornecedores, além é claro de manter uma base de dados de fornecedores aprovados previamente, visto que alguns fornecedores podem oferecer mais vantagens e melhores negociações.

Conseguir uma boa cotação nem sempre é fácil e geralmente requer muita negociação e pesquisa para adquirir melhores preços e condições.

O que uma boa Gestão de Compras pode acarretar?

É possível identificar os produtos mais utilizados e quais as mercadorias mais vendidas, assim o comprador consegue analisar as informações do produto e fazer uma previsão de vendas, a quantidade de produtos e considerar o lucro que poderá ser obtido.

Com isso, é possível tomar decisões com base nos dados e fazer compras com inteligência, e com isso, melhorar a eficiência na gestão de compras e reduzir os custos da empresa.

Portanto, é muito importante fazer uma análise do orçamento e a capacidade da empresa no momento de fazer as compras e assim possibilitar maior eficiência, reduzir custos e otimizar investimentos.

Dicas para dominar a Gestão de Compras

Para o comércio varejista, fazer compras é uma situação muito complexa pois a empresa lida diretamente com o consumidor final e este deve encontrar o produto que procura e também ficar satisfeito com o produto adquirido.

Independente do tamanho da empresa, o setor de compras deve possuir boa relação com os setores de venda e estoque. A integração das informações destes três setores cria condições para análises mais eficientes.

Portanto, nossas dicas levarão em consideração a integração destes três setores:

  • Planejamento de Compras – As informações devem estar organizadas em apenas um local, para que possam ser consultadas e analisadas com facilidade e agilidade.  O profissional deve conhecer a demanda e através dessas informações é possível verificar os produtos mais vendidos, quando que as vendas de determinados produtos aumentam ou diminuem e o que ainda há no estoque.
  • Acompanhar o estoque e as vendas – Ambos fazem parte do ciclo de compras, portanto fazer um planejamento unindo informações do setor de estoque e do setor de vendas facilita o setor de compras a comprar apenas o que realmente é necessário. Para exemplificar vamos analisar uma loja de calçados. Foi identificado que um determinado tipo de tênis tem saída constante e é necessário ter no estoque no mínimo 5 peças de cada tamanho, independente do período do ano. Sendo assim, basta acompanhar as vendas e baixar corretamente no estoque, assim quando tiver apenas 5 tênis em estoque, o setor de compras deve fazer novas compras da mercadoria. É importante entender que não é interessante para nenhuma empresa possuir excesso de mercadoria em estoque, pois estoque parado significa dinheiro parado. Portanto além de estipular uma quantidade mínima de mercadoria em estoque é necessário estipular uma quantidade máxima também.
  • Possuir fornecedores parceiros –  Faça da relação com os fornecedores uma relação de parceria estratégica. Para uma relação saudável é preciso escolher fornecedores que possuam os melhores preços, prazos e em quem possa confiar. É importante saber se o fornecedor é capaz de atender situações emergenciais, pois caso seja necessário fazer uma entrega com urgência, esse fornecedor precisa atender às suas necessidades.

Responsabilidades da Gestão de Compras

  • Planejar as aquisições, determinar as especificações de qualidade, quantidade, tempo e local de entrega;
  • Selecionar os fornecedores adequados;
  • Registrar as negociações e cotações;
  • Calcular as despesas com estoque e depreciação;
  • Manter o fluxo contínuo de mercadorias necessárias para a produção;
  • Fazer o controle de recebimento na empresa.

Como um sistema pode facilitar a Gestão de Compras?

Existem no mercado sistemas que ajudam muito no controle de estoque. Esses programas garantem que o estoque esteja sempre em coerência com as entradas e saídas, o que facilita muito na gestão de compras. Além disso, os sistemas podem gerar relatórios que permitem gerenciar todos os processos, desde o orçamento do produto até a emissão de notas fiscais, possibilitando que sejam feitos estudos do que é mais ou menos vendido e assim planejar as compras futuras.

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