Você sabia que dentro de suas demonstrações financeiras existem cinco segredos ocultos que podem ter um impacto significativo no seu negócio? Alguns dos meus clientes mais bem sucedidos descobriram isso. Ao entender essas coisas, eles são capazes de gerenciar seu fluxo de caixa e interpretar os números necessários para tomar decisões lucrativas.
Então, quais são esses cinco segredos?
Segredo 1: “Relatórios Flash” são mais valiosos do que as demonstrações financeiras
Como um CPA, estou acostumado a ser referido como “Mortician of Numbers”. Isso porque estamos sempre olhando para trás. Demonstrações financeiras, no momento em que estão preparadas, revisadas e abençoadas, estão quase sempre desatualizadas. Meus clientes mais inteligentes leram suas demonstrações financeiras regularmente e procuram tendências e anomalias, mas estão sempre fazendo decisões de negócios com base nos dados reais ao vivo. E que os dados geralmente vêm de um “Relatório Flash”.
Um relatório flash tem – diariamente ou na maioria das métricas de chave semanais que colocam o polegar do proprietário da empresa no pulso de seu negócio. Tem saldos de caixa diários, montantes de contas a receber de abertura, vendas em relação ao ano e futuras ordens. São as principais métricas que você precisa realmente saber o que está acontecendo agora para ajudá-lo a tomar decisões para o futuro. Essas métricas são sempre comparadas a quantidades anteriores para uma referência. O relatório é facilmente compilado por uma pessoa administrativa. Quando usado da maneira correta, você encontrará seu relatório Flash para ser muito mais valioso do que suas demonstrações financeiras.
Segredo 2: dinheiro não é o que parece
Veja seu saldo em dinheiro no seu extrato bancário, não se ajude a acreditar que é a quantidade real de dinheiro no banco. Isso porque dinheiro não é o que parece. Seu banco não sabe qual dinheiro está chegando ou quais pagamentos ainda estão em processo. Então, quando você vê seu saldo bancário, está sempre desatualizado.
Então é o seu saldo de livro. Esse é o saldo mostrando suas finanças. Este saldo de caixa pode não ser o que você pensa também. Para que seja real, precisa ser reconciliado, por isso, certifique-se de ter alguém fora de sua empresa conciliando seu saldo de livro para o seu saldo bancário a cada mês. Haverá diferenças de tempo e outros itens que alguém pode ter perdido. Isso acontece o tempo todo. Dinheiro pode ser uma coisa complicada – certifique-se de entender completamente por que seu livro e saldos bancários não concordam.
Segredo 3: Seu negócio está no seu livro geral
Leia seu Ledger Geral. Porque é apenas no Ledger Geral, onde você encontrará os verdadeiros detalhes sobre o seu negócio. E, como minha avó costumava dizer, o diabo está sempre nos detalhes! O Ledger Geral é o “diário” subjacente do seu negócio. É aqui onde cada transação é registrada. É aqui onde você verá todas as coisas que afetam o fluxo de caixa da sua empresa. Suas demonstrações financeiras são apenas um resumo do que está em seu razão geral. Seu Ledger Geral tem todas as informações suculentas.
Então, uma vez por mês, imprima o seu razão geral (talvez seja 30 páginas) e passe por ela manualmente com uma caneta. A sério. Itens do círculo que você não reconhece ou parecem incomuns. Pergunte ao seu contador sobre eles. Você quase sempre terá uma resposta razoável. Mas seus olhos estarão abertos ao tipo de coisas que você está gastando dinheiro, assim como as pessoas que você está fazendo negócios – tanto clientes quanto fornecedores. Uma vez que você conhece seu razão geral, você realmente conhecerá sua empresa.
Segredo 4: Projeções são mais valiosas do que suas demonstrações financeiras
Como eu escrevi acima, suas demonstrações financeiras dão você insight no passado. Isso é interessante. Mas o que é mais importante é o futuro. Meus clientes bem sucedidos estão sempre olhando para frente. Então, enquanto leem seus finanças para entender melhor seus negócios, eles estão aproveitando que os dados passados para construir previsões para que possam ver o que está chegando.
e fazer isso não é tão difícil. Basta levar suas demonstrações financeiras do mesmo ano, coloque-as em uma planilha e descubra os próximos 90 dias pela frente. Conhecer suas despesas não deve ser muito difícil. Folha de pagamento, utilitários, aluguel, manutenção – a maioria dessa coisa é a mesma. Suas margens podem ser estimadas (uma previsão não é uma ciência exata). O que é desafiador é descobrir suas vendas. Mas você pode fazer isso usando dados passados, oleodutos, pedidos abertos e discussões com sua equipe de vendas. Mais uma vez, são apenas 90 dias no futuro.
Depois de ter um processo confiável para reunir previsões regulares, você pode obter o melhor dos dois mundos: usando suas informações de demonstração financeira do passado para gerar previsões para o futuro .
Segredo 5: Você não precisa de uma auditoria, mas deve obter uma revisão
Considere trazer um contador público certificado para analisar seus números. Se você tem um bom CPA (você pode encontrar uma empresa através da sua sociedade de CPA do estado ou um bom encaminhamento), então você terá a vantagem de alguém com um fundo financeiro que cavando em seus números, comparando você a outras empresas em sua indústria, e apontando itens de nota.
CPAs fazem compilações, revisões e auditorias. A menos que você tenha investidores ou credores externos, você geralmente não precisará de uma revisão ou auditoria. Os padrões profissionais exigem que os CPAS não ofereçam nenhuma opinião sobre uma demonstração financeira “compilada”, onde eles estão basicamente levando seus registros internos, como seu razão geral, e criando financeiros para você. Mas bons CPAs ainda oferecerão conselhos, recomendações e conselhos com base no que vêem, mesmo com uma simples compilação. Esse tipo de orientação é crítica e pode percorrer um longo caminho para ajudá-lo a gerenciar melhor sua empresa – e entender suas demonstrações financeiras.
Em resumo, suas demonstrações financeiras mantêm alguns segredos. Esses segredos não são conhecidos ou usados muito pela maioria dos empresários. Mas meus clientes mais tranquilos os conhecem. Eles sabem usar relatórios flash, ler seu razão geral, reconciliar seu dinheiro, criar projeções e inclinar-se sobre a ajuda externa de um CPA. Eles fazem isso para desbloquear todo o valor que as demonstrações financeiras podem fornecer.
